Newsletter

IMIS este un Sistem Informatic și de Monitorizare comun, folosit de structurile Programului și Partenerii Lider ai proiectelor implementate în cadrul Programului de Cooperare Transfrontalieră Ungaria-România 2007-2013.

Principalele caracteristici ale sistemului IMIS:
• dezvoltat anume pentru Programe CTE;
• sistem Integrat de Monitorizare și Management IT;
• sistem unic comun pentru întreaga arie a Programului;
• bazat pe Internet;
• orientat spre fluxul eficient al informației.

Utilizarea IMIS de către Partenerii Lider

Sistemul IMIS are două interfețe, Front Office, interfața pentru Partenerii Lider și Back Office, interfața utilizată de către structurile Programului. IMIS este un instrument important de implementare și monitorizare, care furnizează informații practice, tehnice și financiare despre proiecte, pe parcursul implementării acestora.

Partenerii Lider trebuie să nu uite că raportarea este responsabilitatea lor și că se realizează numai online!
După validarea periodică a cheltuielilor (puteți verifica termenele limită pentru proiect în Articolul 4/13 al Contractului de Finanțare FEDR), urmează depunerea online, în sistemul IMIS, a Raportului de Progres al Proiectului (RPP) și a Cererii de Rambursare.

Redactarea RPP este necesară pentru a urmări periodic implementarea activităților proiectului, într-o perioadă dată de timp (de obicei 4 luni). Raportul trebuie să reflecte situația proiectului, inclusiv deficiențe și devieri de la parcursul inițial planificat pentru proiect.

Câteva avantaje IMIS

Furnizează informații actualizate privind situația RPP:
• în pregătire; depus; necesită amendamente; aprobat; respins.

Accelerează procesul de plată: dacă RPP este depus la termen și conține toate informațiile necesare privind progresele reale în proiect, pentru perioada respectivă, STC îl poate aproba și poate iniția procesul de plată într-un timp foarte scurt.

Furnizează informații actualizate privind progresul financiar:
• cheltuieli planificate, cheltuieli raportate anterior, raportări curente, cheltuieli acumulate;
• bugetul proiectului pe parteneri, pe linii bugetare;
• fiecare Raport de Progres prezintă detaliat activitățile realizate în perioada de raportare respectivă.

Recomandări pentru depunerea periodică a RPP

• Care este diferența dintre Sumarul activităților proiectului la început și Sumarul realizărilor în perioada raportată în RPP?

Pe cînd Sumarul activităților proiectului de la început trebuie să ofere “o privire de ansamblu” despre proiect, Sumarul realizărilor în perioada raportată trebuie să conțină descrierea detaliată a progresului realizat în perioada raportată respectivă.

Aceste secțiuni trebuie să conțină informații detaliate privind impactul concret al proiectului asupra grupurilor țintă, privind valoarea adăugată și beneficiile reale ale acestuia.

• Funcționarea parteneriatului

Nu uitați să oferiți informații privind activitățile fiecărui partener, inclusiv activitățile de management și informații privind funcționarea parteneriatului (cuprinzând și problemele apărute, soluțiile găsite).

• Diferențe și abateri de la lista activităților/rezultatelor

Această secțiune trebuie completată ori de câte ori apar diferențe pe parcursul implementării proiectului, conducând la întârzieri sau modificări de orice natură (inclusiv nerespectarea previziunilor inițiale de plată), descriind cauzele problemelor apărute și măsurile luate pentru a le rezolva.

• Activități/ Alte foi de activități

Fiecare proiect are de îndeplinit un anumit set de activități, în conformitate cu Anexa 1 a Contractului de Finanțare FEDR (Foaia IV. 1-2 din Cererea de Finanțare). Deschizând linia Foi de completat/ Activități sau Alte Activități, se poate actualiza informația despre activitățile desfășurate în respectiva perioadă de raportare.

În tabelul Activităților (Toate) puteți vedea toate activitățile proiectului (codul activității, numele, datele de început și sfârșit, situația activității). Această secțiune trebuie completată individual, acordând o atenție specială Rezultatelor/ Output-urilor fiecărei activități. Acestea, la rândul lor, trebuie cuantificate în conformitate cu Rezultatele/ Output-urile definite în pachetele de activități.

Sfatul nostru: nu uitați să actualizați situația pentru aceste activități (încă nu a început, în desfășurare, finalizată).

În cazul unor evenimente de proiect, cursuri sau instruiri, întotdeauna menționați locația, data, tipul de participanți / grupul țintă căruia i se adresează evenimentul, metoda de selecție a acestora precum și rezultatul activităților implementate etc. În privința materialelor editate sau a publicațiilor în mass media, definiți tipul de materiale realizat, numarul acestora, grupul țintă precum și numarul de persoane adresate prin intermediul lor, calculat în baza unor date reale, etc.

Nu uitați să introduceți informație în rândul care vizează Alte activități / Achiziție directă/ Proceduri de achizitie publică, implementate de către toți partenerii de proiect, în perioada de raportare la care va referiți.

• Indicatori

Progresul în atingerea indicatorilor cu valori predefinite, date prin proiect, trebuie inregistrat în IMIS în mod continuu. Creșterile indicate trebuie să fie în concordanță cu activitățile implementate în perioada de raportare la care va referiți. Ultimul Raport de progres trebuie să cuprindă o descriere detaliată a modului în care ați îndeplint indicatorii. Puteți include descrierea în partea narativă a Raportului sau, în egală măsură, puteți pregăti separat o declarație în acest sens, indicând documentele care fac referire la valorile atinse.

• Cheltuielile efectuate în perioada de raportare și generarea de venituri

Cheltuielile efectuate la nivel de parteneri de proiect, în perioada de raportare la care vă referiți, trebuie trecute, pe linii bugetare principale, indicând, de asemenea, potențialele venituri generate în perioada de implementare a proiectului, în baza Declarației de validare a cheltuielilor emisă de către organismele de control de prim nivel.

În conformitate cu Manualul de implementare a proiectelor, rapoartele trebuie depuse la STC chiar dacă, în perioada respectivă de raportare, nu există nicio cheltuială validată, la nivelul niciunuia dintre partenerii de proiect.

• Cereri de rambursare anterioare

În cele mai multe cazuri sunt omise informațiile cu privire la transferul finanțării din FEDR către ceilalți parteneri de proiect, motiv pentru care STC cere completarea documentelor. Puteți evita acest lucru completând rubrica relevantă din Raport cu informații legate de data și de suma din FEDR, aferentă raportului precedent, care a fost transferată partenerului de proiect. De asemenea, va trebui să încarcați in IMIS o copie a extrasului de cont corespunzător sumei transferate.

DE REȚINUT! Înainte de a depune Raportul de progres, nu uitați să actualizați informația relevantă, cu privire la rezultatele și beneficiile proiectului, pe pagina web a fiecăruia dintre parteneri și, dacă ea există, pe pagina web a proiectului. Mai mult decât atât, acordați atenție sporită materialelor și textelor pe care le încărcați. Sunt de evitat orice fel de greșeli de scriere, traducere sau exprimare. Postați infornația in toate limbile (engleză, română și maghiară), pentru a evidenția cât mai bine progresul proiectului.

Documente atașate Rapoartelor

Conform Ghidului de vizibilitate pentru proiecte, vor trebui trimise STC, împreună cu Rapoartele de progres, cel mai târziu la data depunerii Raportului final, exemplare în format electronic și tipărit ale materialelor de informare și publicitate realizate prin proiect, preponderent prin încărcare în sistemul IMIS.

Materiale de informare și publicitate care trebuie transmise STC

Pentru mai multe detalii în privința utilizării Sitemului IMIS și raportării, vă sugerăm să consultați
Manualul de Implementare a Proiectelor și anexele la acesta, Anexa 7- Manualul utilizatorului FO_LP și Ghidul de viziblitate pentru proiecte, disponibile la secțiunea Descărcare de pe pagina web a Programului: http://huro-cbc.eu/en/download/project_implementation