Newsletter

În această etapă beneficiarii sunt îndrumaţi şi asistaţi de către Secretariatul Tehnic Comun în derularea proiectului – de la contractare până la încheierea acestuia, în chestiuni legate de mangementul administrativ al proiectului, comunicare, monitorizare, raportare sau alte reguli ale programului. Beneficiarii trebuie să respecte toate regulile şi procedurile de implementare descrise în detaliu în Manualul de Implementare a Proiectelor (Manual), care este disponibil aici.

Limba de implementare a proiectului este limba engleză (de ex.: raportarea, contractul de finanţare sau acordul de parteneriat, comunicarea oficială cu organismele programului, etc.).

Una dintre cele mai importante părţi ale manualului este descrierea procedurii de raportare. Proiectele sunt supuse unui sistem de raportare pe două niveluri. În practică, aceasta înseamnă că, fiecare partener va trebui să pregătească un raport de progres privind cheltuielile realizate într-o perioadă dată de timp (Raportul de Progres al Partenerului). În urma colectării declaraţiilor de validare a cheltuielilor la nivel de partener, Partenerul Lider pregăteşte un raport de progres la nivel de proiect (Raportul de Progres al Proiectului), împreună cu cererea de rambursare.

Manualul oferă sfaturi şi îndrumare nu doar Partenerilor Lider de Proiect, care au rolul de a asigura legătura dintre proiect şi organele de management ale programului iar în acelaşi timp sunt responsabili pentru îndeplinirea responsabilităţilor la nivel de proiect, dar şi Partenerilor de Proiect mai ales în îndeplinirea rolului lor specific, cum ar fi raportarea la nivel de parteneri, implementarea financiară a proiectelor în conformitate cu reglementările de nivel naţional, incluzând managementul achiziţiilor publice, etc. Aceste responsabilităţi, strâns interconectate cu validarea cheltuielilor la nivel de parteneri, sunt efectuate cu ajutorul organelor de Control de Prim Nivel din România şi Ungaria.

• Obiectivul principal al controlului de prim nivel este acela de a contribui la implementarea programului de cooperare transfrontalieră şi de a asigura o garanţie că, toate cheltuielile efectuate în cadrul Programului sunt verificate şi asumate de Partenerii Lider de Proiect, în conformitate cu prevederile legale şi financiare ale Contractului de finanţare.

• Sistemul de control, atât în Ungaria cât şi în România, este centralizat iar certificarea cheltuielilor se va face de unitate responsabilă de la VÁTI Nonprofit Kft. în Ungaria şi BRECO – Biroul Regional pentru Cooperare Transfrontalieră Oradea în România.

• Mai multe informaţii despre aceste organe de control pot fi găsite pe paginile: www.brecoradea.ro pentru controlul de prim nivel din România şi www.vati.hu pentru cel din Ungaria.

Una dintre cele mai importante părţi ale manualului este descrierea procedurii de raportare. Proiectele sunt supuse unui sistem de raportare pe două niveluri. Aceasta înseamnă că, fiecare partener va trebui să pregătească un raport de progres privind cheltuielile realizate într-o perioadă dată de timp (Raportul de Progres al Partenerului) şi să îl înainteze către organele de control de prim nivel. În urma colectării declaraţiilor de validare a cheltuielilor la nivel de partener, Partenerul Lider pregăteşte un raport de progres la nivel de proiect (Raportul de Progres al Proiectului), împreună cu cererea de rambursare pentru a fi transmise către STC.

Manualul include clauzele obligatorii referitoare la pregătirea Acordului de Parteneriat - inclusiv un model de Acord de Parteneriat - în care partenerii, pe lângă clauzele obligatorii privind distribuţia sarcinilor şi responsabilităţilor, sunt liberi să reglementeze orice alte aspecte care pot influenţa desfăşurarea proiectului.

Mai mult, Manualul este o bună sursă de informaţii pentru cei care nu participă la Program în prezent dar intenţionează să pregătească proiecte.

Reţineţi:

•  În cazul în care îndepliniţi rolul de Lider de Proiect şi aveţi întrebări specifice legate de un proiect anume adresaţi-vă managerului de program responsabil pentru acel proiect din cadrul STC (Budapesta sau Békéscsaba) sau Info Point Oradea.

• În cazul în care sunteţi partener de proiect şi aveţi întrebări referitoare la implementarea financiară a proiectului dvs. în conformitate cu reglementările naţionale în vigoare sau validarea cheltuielilor şi procesul de raportare la nivel de parteneri, contactaţi organele de Control de Prim Nivel din ţara dvs.

•  În cazul în care aveţi nevoie de sfaturi în ceea ce priveşte contractul de co-finanţare naţională, vă rugăm adresaţi-vă Autorităţii Naţionale responsabile, şi anume Ministerul Dezvoltării Regionale şi Locuinţei (România) şi VÁTI Nonprofit Kft. (Ungaria).