Întrebări Frecvente (FAQ)

• Eligibilitatea parteneriatului
• Eligibilitarea activităţilor
• Planificarea bugetului, eligibilitatea cheltuielilor
• Depunerea proiectelor
• Reguli referitoare la Ajutorul de Stat (State Aid)
• Procedura de decizie referitoare la proiecte
• Implementare

Planificarea bugetului, eligibilitatea cheltuielilor

1. Care este ponderea maximă a finanţării nerambursabile?

   Fiecare aplicant va trebui să îşi aducă contribuţia proprie la implementarea proiectului, care va fi de minim 5% pentru partenerii maghiari şi minim 2% pentru partenerii români, procente aplicate bugetului fiecarui partener de proiect.
   
   NOTĂ! Dat fiind faptul că programul trebuie să respecte regulile privind ajutorul de stat, ponderea finanţării acordate poate reprezenta mai puţin de 95%, respectiv, 98% din costurile eligibile ale proiectului! În asemenea cazuri, aplicanţii trebuie să implice în proiect o contribuţie proprie superioară minimului solicitat de 5%, respectiv 2%, pentru a compensa diminuarea grantului.

   Singura excepţie în privinţa asigurării contribuţiei proprii o constituie Partenerii de proiect maghiari, care sunt finanţaţi de la bugetul de stat: şi care se încadrează într-una dintre următoarele categorii:
   - Organisme bugetare de stat şi/sau istituţii aflate în subordinea acestora, înfiinţate la nivel central, în conformitate cu Anexele 1 şi 2 ale Buletinului 9001/2002 (SK 3.) al Biroului Central de Statistică (cele având 311 sau 312 ca şi al 13 –lea -15-lea număr la codul statistic unic de înregistrare);
   - Alţi beneficiari finanţaţi de la bugetul de stat care se încadrează în categoriile prevăzute în ESA 95.
   Partenerii de proiect care se încadrează într-una dintre categoriile menţionate mai sus nu sunt obligaţi să implice contribuţie proprie în proiecte. În cazul acestora, ponderea finanţării comunitare va fi de 85%, în timp ce, co-finanţarea naţională va reprezenta 15% din totalul costurilor eligibile.

   Pentru mai multe informaţii cu privire la ponderea finanţării, vă rugăm consultaţi Manualul Aplicantului, Capitolul II.

2. În ce monedă trebuie planificat şi raportat bugetul?

   Bugetul proiectului trebuie planificat şi raportat în Euro.

3. Nu există informaţii referitoare la cursul de schimb valutar aplicabil în cazul calculelor din cadrul bugetului. Ce curs va trebui utilizat?

   La planificarea bugetului vă rugăm să consideraţi faptul că în cazul cheltuielilor survenite în altă deviză decât în euro, aceste cheltuieli vor fi convertite în euro conform cursului stabilit de către Comisia Europeană pentru ultima lună a perioadei de raportare: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro.

4. Ce curs de schimb valutar se va aplica în cazul cheltuielilor de pregătire?

   Cheltuielile de pregătire vor putea fi raportate ori în cadrul unui Raport Iniţial, ori în cadrul primului Raport de Progres.
   În cazul prezentării unui Raport Iniţial, cursul de schimb valutar va fi cel stabilit de către Comisia Europeană pentru luna prezentării Cererii de finanţare: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro.
   În cazul raportării acestor cheltuieli în cadrul primului Raport de Progres, aceste cheltuieli vor fi convertite în euro conform cursului stabilit de către Comisia Europeană pentru ultima lună a perioadei de raportare (vezi răspunsul la întrebarea nr. 2).

5. În perioada anterioară a fost obligatorie validarea de către un auditor financiar a rapoartelor de progres, ale căror cheltuieli puteau fi integrate în bugetul proiectului. În cazul prezentei Solicitări există astfel de obligaţie de validare?

   În cazul prezentei solicitări de propuneri nu este necesară validarea de către auditor financiar a rapoartelor de progres.

6. Experţii externi (furnizorii de servicii) implicaţi în implementarea proiectului pot să provină şi din afara ariei eligibile a programului?

   În selectarea experţilor externi (furnizori de servicii) trebuie aplicată legislaţia naţională din domeniul achiziţiilor publice. În consecinţă, nu poate fi delimitată geografic aria de provenienţă a acestora.

7. Cum va putea fi cheltuită contribuţia proprie? Contribuţia proprie trebuie asigurată de către fiecare partener în cazul fiecărei raportări/facturi, sau partenerii stabilesc care activităţi vor fi finanţate din contribuţie proprie şi cum va fi împărţită aceasta?

   Raportarea se realizează în baza aşa-numitei reguli a finanţării mixte, adică fiecare factură trebuie divizată în contribuţie proprie şi în finanţare (FEDR şi contribuţia Statului membru).

8. Se poate plăti per diem pentru persoanele participante la seminarii / cursuri sau alte evenimente similare organizate în cadrul proiectelor?

   Nu. Per diem se poate plăti/planifica numai pentru persoanele angajate de către partnerii din proiect care participă în proiect ca membri ai echipei de management ori în calitate de experţi interni.

9. Cine plăteşte per-diem în cazul deplasărilor membrilor echipei de proiect? Instituţia care îi deleagă, sau instituţia care primeşte delegaţia?

   Per diem-ul se plăteşte de către instituţia a cărei angajat este persoana delegată. În consecinţă, per diem-ul se plăteşte de către instituţia care deleagă persoana.

10. Ce tip cheltuieli, şi în ce limită pot fi planificate în cadrul liniei principale de buget „Cheltuieli de pregătire”?

    Proporţia cheltuielilor pregătitoare nu poate depăşi 10% din costurile totale eligibile, însă nu mai mult de 150,000 Euro, şi trebuie să fie corespunzătoare gradului de complexitate a proiectului. Regulile detaliate referitoare la buget, inclusiv limitele stabilite, respectiv tipul de cheltuieli care pot fi planificate, pot fi consultate în capitolul 1.6.4. al Manualului Aplicantului.

11. Este posibil ca serviciul de traducere sau cel referitor la elaborarea proiectului să fie executat de către personalul intern al partenerilor şi ca aceste cheltuieli de pregătire să se ramburseze ca şi cheltuieli de tip salarial?

    Da, printre cheltuielile de pregătire pot fi rambursate şi cheltuieli de tip salarial legate de activităţile de pregătire a proiectului. În acest caz în ocazia raportării acestor cheltuieli trebuie luate în considerare şi regulile referitoare la rambursarea cheltuielilor de personal. Pentru mai multe informare vă rugăm să consultaţi capitolul 4.5 al Manualul de implementare a proiectelor (Project Implementation Handbook)

12. Până când trebuie plătite cheltuielile de pregătire?

    Cheltuielile de pregătire vor fi rambursabile dacă îndeplinesc următoarele condiţii:
    • Cheltuiala a survenit nu mai târziu decât data depunerii cererii de finanţare de către aplicant (=data de performanţă – teljesítés dátuma - în cazul partenerilor maghiari sau data eliberării facturii în cazul partenerilor români);
    • Data eliberării facturii în cazul partenerilor maghiari va fi nu mai târziu de 15 zile de la data de performanţă a serviciului respectiv, excepţie făcând numai cazurile reglementate în cap. X al legii despre TVA;
    • Cheltuiala a fost plătită înaintea prezentării primului Raport de progres în cadrul proiectului.

13. În ce formă trebuie prezentată contribuţia proprie?

    Contribuţia proprie poate fi prezentată numai sub formă de numerar/bani pe cont.

14. Cheltuielile de management de proiect sunt limitate la 5% în cazul fiecărei acţiuni?

    Potrivit solicitării de propuneri, în cazul fiecărui domeniu major de intervenţie se pot cheltui maxim 5% din bugetul total eligibil pentru managementul proiectului, care include atât cheltuielile de personal cu membrii echipei de proiect angajaţi în cadrul instituţiei, cât şi cheltuielile pe bază de contract de servicii externalizate de management.

    Această categorie de cheltuieli nu include cheltuielile de personal legate de experţii implicaţi în implementarea profesională a proiectului, de ex. experţi care se află în raporturi contractuale de muncă cu organizaţia respectivă şi desfăşoară activităţi în cadrul proiectului ca şi experţi interni.

15. Cum vor trebui raportate cheltuielile din cadrul proiectului: la valoarea brută sau netă?

    Modalitatea de raportare a cheltuielilor este determinată de statutul de TVA al organizaţiei respective. În cadrul programului, TVA recuperabil nu este o cheltuială eligibilă, şi astfel nu trebuie inclus în buget. În situaţia în care beneficiarul nu poate recupera TVA, atunci bugetul trebuie calculat incluzând TVA, şi în acest caz, TVA reprezintă o cheltuială eligibilă.

16. Trebuie să existe un buget comun, elaborat de către toţi partenerii la nivelul proiectului, sau trebuie să existe câte un buget pentru fiecare partener în parte?

    Bugetul proiectului este compus din mai multe tabele separate, care conţin printre altele un buget total detaliat (conţine cheltuielile tuturor partenerilor) şi un buget defalcat pe parteneri.

17. Pe câţi ani trebuie planificat bugetul?

    În cazul solicitărilor de propuneri cu o singură etapă, durata maximă de implementare a unui proiect este de 12-24 luni. Durata maximă aplicabilă pentru fiecare acţiune este disponibilă în cadrul Solicitării de propuneri aferente (pct. 6).

18. Pot fi raportate toate cheltuielile de întreţinere ale sediului organizaţiei în cadrul liniei bugetare „Cheltuieli administrative”?

    Da, în măsura în care întreg personalul care lucrează în sediu îşi desfăşoară activitatea exclusiv în vederea implementării proiectului, şi suma acestor cheltuieli nu depăşeşte limita prevăzută în capitolul I.6.4 al Manualului Aplicantului pentru acest tip de cheltuială.

19. Cum trebuie raportate cheltuielile de personal aferente funcţionarilor publici; există limitări în ceea ce priveşte angajaţii bugetari?

    Cheltuielile de personal cu funcţionarii publici, respectiv alte categorii de bugetari, pot fi eligibile în măsura în care activitatea desfăşurată în cadrul proiectului nu se suprapune cu activitatea curentă a acestora prevăzută în normele legale în vigoare, adică nu se suprapune cu sarcinile pe care trebuie să le îndeplinească în mod normal în exerciţiul funcţiunii. Aceasta se poate demonstra prin fişa postului respectivei persoane, respectiv prin pontajul aferent activităţilor desfăşurate în cadrul proiectului.

20. Se pot încheia contracte de prestări de servicii cu funcţionari publici?

    Contracte de prestări de servicii nu se pot încheia în nici un caz cu angajaţii unuia dintre parteneri. În măsura în care implementarea proiectului determină temporar activităţi suplimentare pentru funcţionarii publici, în cazul partenerilor din Ungaria se aplică prevederile legilor XXIII/1992, respectiv XXXIII/1992 despre statutul funcţionarilor publici (1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról, 1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról ), iar în cazul partenerilor din România prevederile Legii nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici.

21. În cazul asociaţiilor, membrii asociaţiei nu pot beneficia de salariu, astfel salariul lor brut nu poate constitui bază de retribuţie pentru sarcinile desfăşurate în cadrul proiectului. În cazul în care membrii desfăşoară activităţi de management al proiectului sau activităţi de expertiză profesională, retribuţia lor poate fi rambursată pe baza unui contract de serviciu/contract de mandat?

    Da, retribuţia persoanelor care participă la implementarea proiectului poate fi rambursată şi pe bază de contract de serviciu, însă aceste cheltuieli trebuie planificate pe linia bugetară 4. Servicii externe, deoarece pe linia bugetară pentru cheltuielile de personal se pot planifica exclusiv cheltuielile de tip salarial ale angajaţilor. Pentru mai multe detalii vă rugăm să consultaţi capitolul 1.6.4. Eligibilitatea în functie de categoriile de cheltuieli din Manualul Aplicantului.

22. Având în vedere faptul că programul rambursează fondurile, în situaţia în care aplicantul apelează la un credit bancar, cheltuielile aferente acestuia (dobândă, cheltuieli de administrare, etc.) pot fi considerate eligibile, datorită faptului că sunt necesare implementării cu succes a proiectului?

    Nu, dobânda nu este o cheltuială eligibilă.