Hírlevél olvasás

Mi is az IMIS 2007-2013?

Az IMIS egy Integrált Monitoring és Menedzsment IT rendszer, amely segíti a Magyarország-Románia Határon Átnyúló Területi Együttműködési Program 2007-2013 menedzsmentjét, valamint a program keretében megvalósuló projektek Vezető Partnereit feladataik ellátásában, azaz támogatja a program és projektek végrehajtását.

Az IMIS fő jellemzői:
• Speciálisan az ETE (Európai Területi Együttműködés) programokra kifejlesztett rendszer
• Integrált Monitoring és Menedzsment IT rendszer
• Egy közös rendszer a teljes programterületre
• Interneten keresztül elérhető
• Folyamat alapú munkavégzés (workflow)

A Vezető Partnerek által használt funkciók

A rendszer Front Office felületét a pályázók, a Vezető Partnerek és a magyar partnerek használják, a Back Office a programvégrehajtásért felelős szervezetek menedzsment és monitoring eszköze, mely naprakész szakmai, technikai és pénzügyi információkat biztosít a megvalósítás alatt álló projektekről.

A jelentéstétel a Vezető Partnerek felelőssége és IMIS rendszer internetes felületén keresztül történik!

A költségek időszakonkénti hitelesítését követően (a projekt számára meghatározott jelentéstételi határidők az ERFA támogatási szerződés 4/13-as cikkében találhatóak) a Vezető Partnerek elektronikusan készítik és nyújtják be előrehaladási jelentéseiket és kifizetési kérelmeiket az erre szolgáló internetes Front Office felületen keresztül.

A kedvezményezett meghatározott időközönként (általában 4 hónapos időszak) köteles előrehaladási jelentést benyújtani a projekt megvalósításának aktuális állapotáról a Közös Technikai Titkárság (KTT) felé. A jelentésnek átfogó képet kell nyújtania a projektről, beleértve a tervezett megvalósítástól, ütemtervtől való eltérés okait.

Az IMIS néhány előnye

Aktuális információt nyújt a Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) állapotáról:
• Előkészítés alatt
• Benyújtott
• Hiánypótlás alatt
• Jóváhagyott
• Elutasított

Felgyorsítja a kifizetési folyamatot: amennyiben a jelentés a megadott határidőn belül megérkezik, és minden szükséges információt tartalmaz az adott időszakban megvalósult előrehaladásról, a KTT elfogadhatja, és nagyon rövid időn belül megkezdődhet a kifizetés folyamata.

Pontosan követhető a pénzügyi előrehaladás:
• Tervezett összegek, Korábban lejelentett összegek, Aktuális jelentés összege, Összesített összegek
• Projektköltségvetés partnerenkénti bontásban, Projektköltségvetés költségsoronként
• Minden előrehaladási jelentés részletesen bemutatja az adott időszakban elvégzett tevékenységeket.

Tippek az időszakonként benyújtandó előrehaladási jelentések elkészítéséhez

• Mi a különbség a jelentés alábbi két pontja között: “Összefoglaló az eddig elvégzett projekttevékenységekről” és “Összefoglaló az adott időszakban elért eredményekről”?

Míg az „Összefoglaló az eddig elvégzett projekttevékenységekről” című részben a projekt kezdetétől az adott jelentésig elvégzett fő tevékenységekről, előrehaladásról kell beszámolni, addig az „Összefoglaló az adott időszakban elért eredményekről” című részben az adott időszakban elért előrehaladásról, megvalósított tevékenységekről, eredményekről várunk részletes leírást.
A jelentés ezen pontjaiban részletes leírást kell adni a célcsoportokra gyakorolt hatásról, a projekt által nyújtott hozzáadott értékről és a megvalósítás előnyeiről is.

• A partnerség működése

Ne felejtsen el minden egyes partner tevékenységéről számot adni, beleértve a projekt menedzsment tevékenységeket és a partnerség működését (felmerült problémák és az ezekre talált megoldások).

• Különbségek és eltérések a tevékenységekre, eredményekre vonatkozóan

Ezt a részt minden alkalommal ki kell tölteni, amikor a projekt megvalósításában olyan változás következik be, amely késedelmet okoz, vagy bármiféle módosítást von maga után (például, ha az eredetileg tervezett kifizetési előrejelzést nem sikerül tartani, egyéb késések, stb.). Ebben az esetben kérjük részletesen indokolja meg ezeket az eltéréseket az eredeti tervekhez képest, és mutassa be, hogy milyen lépéseket tettek ezek áthidalására.

• Tevékenységek/ Egyéb tevékenységek képernyő

Az adatok rögzítésekor az ERFA Támogatási Szerződés 1. sz. melléklete (Pályázati Formanyomtatvány IV.1-2 Activities munkalap) nyújthat útbaigazítást, ugyanis ezzel összhangban szükséges beszámolni az adott főtevékenységek és altevékenységek előrehaladásáról.

A Sheets to fills in /Activities or Other activities sor megnyitását követően lehetővé válik az adott beszámolási időszak alatt megvalósított tevékenységek rögzítése. Az ACTIVITIES képernyőn a projekthez tartozó tevékenységek láthatók (tevékenység azonosító, elnevezés, a tevékenység kezdetének és zárásának dátuma és a tevékenység státusza). A tevékenységeknél egyesével szükséges az információkat frissíteni, különös tekintettel az adott tevékenységhez kapcsolódó eredményekre és kimenetekre (outputok). Ezeket számszerűsíteni is szükséges az adott tevékenységi csomag kapcsán megszabott eredményekkel és kimenetekkel összhangban.

Tanács: Bizonyosodjon meg afelől, hogy megfelelőképpen frissítette az egyes tevékenységek státuszát! (még el nem kezdődött, folyamatban, lezárult)

A rendezvények/képzések/gyakorlatok esetében tüntesse fel ezek megvalósulásának helyszínét, az időpontot, a résztvevők/célcsoportok számát és típusát, a kiválasztásuk módszerét, a tevékenység főbb eredményeit, sikereit, stb.!

Ne felejtse a beszámolási időszakon belül a partnerek által lefolytatott Egyszerű beszerzések/ Közbeszerzési eljárások adatait rögzíteni az „Other Activities/ Public procurement tender procedures” felületen!

• Indikátorok

Az indikátorok elérése terén az adott időszakban elért eredményeket folyamatában kell az IMIS-ben rögzíteni. Az indikátorok változásának tükröznie kell a megadott időszakban megvalósított tevékenységeket. A Záró Projekt Megvalósítási Jelentés részletes leírást kell, hogy tartalmazzon az vállalt indikátorok teljesítéséről (a jelentésen belül vagy egy külön nyilatkozatba foglalva), megjelölve az adatok alátámasztásaként rendelkezésre álló dokumentumokat.

• A beszámolási időszak költségei és bevételei

Az adott periódusban partnerszinten felmerült költségeket költségsoronként kell rögzíteni, továbbá a megvalósítás során esetlegesen keletkezett bevételeket is jelenteni szükséges, az első szintű ellenőrzést végző szervek által kibocsátott költségnyilatkozatnak megfelelően.

A felesleges hiánypótlások elkerülése érdekében a benyújtás véglegesítés előtt ellenőrizze, hogy a kifizetési kérelem és az azt alátámasztó költségnyilatkozat/ok számadatai egyeznek-e!

A projekt Megvalósítási Kézikönyvével összhangban a jelentéseket akkor is be kell nyújtani a KTT-hoz, ha az adott időszakban egyik partnernél sem merült fel kiadás. Az előrehaladási jelentések meg nem küldése súlyos szerződésszegésnek minősül.

• Előző Kifizetési Kérelmek ERFA támogatásának továbbutalása

A 2. számú jelentéstől kezdve gyakori hiányosság, hogy a jelentésből hiányzik az előző időszakban megkapott ERFA támogatás projektpartner részére történő továbbutalásának a rögzítése, ilyenkor a KTT hiánypótlási felhívásban ezt bekéri. A hiánypótlást elkerülendő, javasolt az előrehaladási jelentés megfelelő részében feltüntetni a továbbutalt ERFA támogatás összegét, valamint az utalás dátumát. Ezen kívül a bankszámlakivonatot is fel kell tölteni az IMIS-be, és benyújtani a KTT részére.

Az is előfordul, hogy a projektpartner más bankszámlájára érkezik az átutalás, mint ami a Partnerségi Megállapodásban rögzítésre került. Ebben az esetben a Vezető Partnernek nyilatkoznia kell a KTT felé, hogy a projekttel kapcsolatban a projektpartner által használt bankszámlaszám megváltozott, ellenkező esetben a KTT hiánypótlásra visszaküldi a jelentést.

EMLÉKEZTETŐ: A jelentés benyújtása előtt a Vezető Partner bizonyosodjon meg afelől, hogy minden partner frissítette a honlapján és/vagy a projekt weboldalán (amennyiben van) található információkat (pl. összefoglalók, hírek, galéria, eredmények, dokumentumok, stb.)! Ezenkívül, fordítson különös figyelmet az ezen oldalakra feltöltött információk minőségére: kerülje a helyesírási, fordítási és fogalmazási pontatlanságokat! A projekt előrehaladásának bemutatása érdekében a szöveget valamennyi nyelvi verzió esetében frissíteni szükséges!

• Benyújtandó dokumentumok:

A projekt keretében megvalósított eredmények/kimentek valamennyi nyomtatott és elektronikus mintáját be kell nyújtani a KTT-hoz jellemzően az előrehaladási jelentésekkel együtt, de legkésőbb a záró előrehaladási jelentéssel egyidőben.

A tájékoztatás és nyilvánosság biztosításával kapcsolatban benyújtandó anyagok:

Az IMIS rendszer használatának, valamint a beszámolási kötelezettség szabályainak részletes ismertetése a Program honlapján a “Letöltések” menüpont alatt található:
http://huro-cbc.eu/hu/letoltes,
a “Megvalósítási kézikönyv és mellékletei”,a „7. sz. Melléklet, IMIS Kézikönyv”, valamint az “Arculati útmutató a projektekhez – 3.0” elnevezésű dokumentumokban.